Por Mayobanex De Jesús LaurensDespués de describir los parámetros iniciales para una gestión de tres meses de una institución en el área de salud, pasamos ahora a referirnos a las áreas de alto riesgo de las mismas, considerando la importancia financiera y poniendo especial énfasis en los controles internos.
Compras, almacén y farmacia, mobiliarios y equipos, nómina y servicios generales, representan las áreas de alto riesgo financiero que podrían conllevar a la colusión y tentación del ser humano, siempre ambicioso de adquirir riquezas a costa del Estado, sin importar violar normas, procedimientos, controles y políticas institucionales.
La gerencia de compras debe tener la debida competencia profesional y el personal calificado para ejercer la función. Las normativas, leyes, reglamentos y procedimientos establecidos en las regulaciones estatales deben ponerse como condición fundamental para la selección de los proveedores y para cumplir con los controles establecidos. Requisiciones, cotizaciones, órdenes de compras, recepción, entrada y salida de almacén, todo debidamente documentado y auditado por Auditoría Interna (el expediente completo).
El menor descuido en este departamento puede llevar a crear un "monstruo económico" en desmedro de la entidad y a favor de uno o varios que podrían actuar en colusión para obtener favores de proveedores privilegiados de forma incorrecta, desde el punto de vista de los procedimientos establecidos.
El almacén es definido como el estómago de toda entidad , sea pública o privada. Allí usualmente reposa el 70% de los activos de la misma y es una de las áreas de mayor riesgo financiero. La ausencia de controles es un aliciente al hurto y a generar una posible mafia que podría conllevar a gastar todo el presupuesto económico de una institución.
Imponer un sistema de control interno, que permita llevar el registro de las entradas y salidas automatizado, con personal de competencia, dotado de condiciones morales, debe ser una tarea inmediata. La supervisión permanente es indispensable, aunque sin el registro de las evidencias y el control estadístico de las entradas y salidas de medicamentos, materiales y reactivos, el esfuerzo sería inútil.
En las entidades de salud, las farmacias sirven para suplir las necesidades de los pacientes, tanto para los procedimientos quirúlgicos como ambulatorios. La ausencia de controles en esta área puede conllevar a que los empleados monten una farmacia paralela en sus casas o que provoquen una mafia de venta a otras entidades con los recursos del Estado.
Los procedimientos y controles establecidos para el área de almacén deben aplicarse por igual para el área de farmacia. Llevar control estadístico y registro de las entradas y salidas debe ser el norte a seguir.
Una de las cosas primordiales a vigilar en esta áreas es que no haya vinculación alguna con empleados que laboran allí y algún nivel de la gerencia, sea de mando alto o medio. La colusión en ese sentido generaría situaciones financieras incalculables en detrimento de la institución.
Mobiliarios y equipos (propiedad, planta y equipos) es la otra área de alto riesgo con un alto componente financiero. La ausencia de controles aquí puede degenerar en que los equipos sean hurtados, desaparecidos, cambiados, transferidos y otros tipos de violaciones procedimentales.
Una entidad en donde no se tenga un inventario actualizado de sus mobiliarios y equipos podría llamarse como "puro desorden administrativo". Activos fijos significa inversión cuantiosa de dinero en propiedades para mantener el funcionamiento de una entidad. La falta de controles en esa área podría provocar una situación financiera terrible para la gerencia, dado que por mínimo que cueste un equipo, su valor es siempre muy alto.
El gasto de nómina en una institución de salud es simpre elevado, pero la falta de controles en los mismos podría conllevar a que se creen niveles inimaginables de erogación de recursos por este concepto.
El menor descuido en la violación a los procedimientos, políticas y normas, respecto a los gastos de nómina, puede conllevar a la designación de personal súpernumerario, improductivo y muchas veces hasta fantasma, que están registrados, pero otros cobran sus emolumentos.
Un departamento de servicios generales en una entidad es un verdadero dolor de cabeza cuando no se tiene establecido un debido sistema de control de los servicios que a diario se realizan en la misma. Festinar los procedimientos para obtener pagos de servicios realizados, pero sobrevalorados, muchas veces es una constante.
Exigir pagos por encima del valor real del servicio es la otra costumbre, a la cual se unen los famosos arreglos y descartes de equipos, buscando que se adquieran nuevos para desaparecer los que "supuestamente ya no sirven", pero que en las casas de ciertos empleados estarían como "si fueran del año".
La gerencia administrativa en una empresa de salud debe poner especial énfasis en las áreas de alto riesgo que hemos descrito, para evitar mañana terribles dolores de cabeza y ser el centro de atención de escándalos y posibles sometimientos judiciales ante las auditorías que realizan las instituciones revisoras estatales, como son la Contraloría y la Cámara de Cuentas.
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